Mit dem Fujitsu ScanSnap ix500 lassen sich binnen weniger Sekunden zig Dokumente, Bilder oder Visitenkarten einscannen. Der ScanSnap verarbeitet die eingelegten Vorlagen gleich beidseitig, sodass man die Dokumente nicht erneut einlegen muss. Bis zu 25 DIN A4 Blätter scannt der ScanSnap ix500 innerhalb einer Minute ein. Der Dokumentenscanner eignet sich nicht nur für mittelständische Unternehmen. Auch der Privatanwender kann so auf einfachste Weise all seine Unterlagen in wenigen Minuten archivieren. Über die OCR-Software lassen sich Briefe und Tabellen automatisch ins passende Word- / Excel-Format übernehmen. Alternativ werden die Scans als PDF oder als JPG-Bild gespeichert.

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Ansichten

Technische Daten

• Anschluss: USB, WLAN
• Scaneinheit: Duplex (beidseitiges einscannen)
• Scanformat: > 50.8 x 50.8 mm bis DIN A4
• ADF Vorlagen: 50 Blatt
• ADF-Scangeschwindigkeit: 25 Seiten pro Minute
• Optische Scan-Auflösung 1200 x 1200 DPI
• Sensor-Typ: CIS S/W + Farbe
• Lichtquelle: RGB LED
• Abmessungen: 292 x 159 x 168 mm
• Gewicht: 3 kg
• Gebündelte Software:
  • ScanSnap Manager
  • CardMinder
  • ABBYY FineReader für ScanSnap
  • ScanSnap Receipt 14
  • ScanSnap Sync 14

Installation

Die Installation ist recht einfach. Die Treiber beziehungsweise die Programme zum Fujitsu ScanSnap ix500 befinden sich auf der beiliegenden CD, die automatisch nach dem Einlegen gestartet werden. Hier könnte man jetzt noch die nicht gewünschten Programme abwählen. Die Installation dauert rund 10 Minuten, je nach Notebook / PC.

Ist die Software-Installation abgeschlossen, muss der Fujitsu ScanSnap ix500 mit dem beiliegenden USB-Kabel mit dem Computer verbunden werden.

Über das Quickmenü der ScanSnap-Software lassen sich verschiedene Einstellungen wie zum Beispiel Speicherort oder Qualität der Scans vornehmen.

Funktionen der ScanSnap Software:

• In Ordner scannen: PDF-Scans in einem Ordner speichern
• In E-Mail scannen: Austausch elektronischer Dokumente per E-Mail (Wegfall des Fax)
• Visitenkarte scannen: Visitenkarten scannen und automatisch Kontaktinformationen extrahieren
• Zum Drucker scannen: ScanSnap mit Druckern verwenden, um Kopien zu erstellen
• In Word (.doc) scannen: Direkt in eine bearbeitbare Word-Datei scannen.
• In Excel^® (.xls) scannen: Direkt in eine bearbeitbare Excel-Datei scannen.
• In PowerPoint (.ppt) scannen: Direkt in eine bearbeitbare PowerPoint-Datei scannen.
• In Bildordner scannen: JPEG-Scans in einem Ordner speichern.
• Auf Mobilgerät scannen: Verknüpfung mit Android oder iOS
• In die Cloud scannen: Scannen in Evernote, Google Drive, Salesforce CRM, Salesforce Chatter, SugarSync, Dropbox und SharePoint^® Online (für Windows^®).

Am Dokumentenscanner von Fujitsu gibt es nur eine Taste, mit der der Scanvorgang gestartet wird. Alle eingelegten Dokumente werden automatisch eingescannt und zum angeschlossenen Computer übertragen. Die Dokumente werden in einem Rutsch beidseitig gescannt, wobei leere Seiten auf Wunsch übersprungen werden. Das heißt, einfach bis zu 50 DIN A4 Blätter einlegen, ohne dass man diese vorher per Hand sortieren und gegebenenfalls umdrehen muss. Sind alle eingelegten Vorlagen verarbeitet, startet die ScanSnap Software auf dem angeschlossenen Computer. Hier kann man sich jetzt entscheiden, was mit den eingescannten Dokumenten / Bildern / Tabellen passiert.

Scan to PDF

In der Oberfläche der ScanSnap-Software lassen sich die eingescannten Vorlagen jetzt als PDF, durchsuchbare PDF oder JPEG abspeichern. Will man die eingescannten Texte oder Tabellen später auch weiterbearbeiten, wählt man hierzu das passende Symbol (Scan to Word oder Scan to Excel) aus. Ist ein Officepaket installiert, wird nach dem Scannen die passende Applikation gestartet und der Text beziehungsweise die Tabelle importiert.

Scan to Word

Neben dem Scannen von Dokumenten lassen sich mit dem Fujitsu ScanSnap ix500 auch Visitenkarten einscannen. Diese werden in den AFD-Einzug gelegt, wobei es egal ist, welche Seite oben liegt. Auch beim Scannen von Visitenkarten werden beide Seiten auf einmal verarbeitet.

Visitenkarten scannen

Die Software erkennt automatisch die Angaben auf der Visitenkarte und ordnet diese den passenden Feldern in der Datenbank zu. Im Test wurden 10 Visitenkarten eingelegt und bei jeder wurden Name, Firma, Telefonnummer und email-Adresse richtig zugeordnet. Nur bei Logos hatte die Texterkennung Probleme. Unser Firmenlogo (der Pfeil neben notebooksbilliger.de Schriftzug) wurde als „3“ erkannt.

Alle Felder in der CardMinder-Software lassen sich auch nachbearbeiten, sodass kleine Scanfehler schnell ausgebügelt sind. Bei der sehr guten Trefferquote war das Nachbearbeiten eine Sache von wenigen Minuten. Ein Abtippen der Daten hätte deutlich mehr Zeit in Anspruch genommen.

Mit der App ScanSnap Connect lässt sich der Dokumentenscanner von Fujitsu auch mit einem mobilen Device (Handy oder Tablet) nutzen. Die Scans werden dann nicht zum PC oder Notebook gesendet, sondern zum Smartphone beziehungsweise zum Tablet.

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Fazit

Die Arbeitsweise des Dokumentenscanners von Fujitsu ist recht simpel und man kann auf das Durchlesen der Anleitung verzichten. Nach der Installation der Treiber und der Software lassen sich bis zu 50 Vorlagen (bis zu DIN A4) auf einmal einscannen. Hierbei spielt es keine Rolle, welche Seite bedruckt wurde. Der Fujitsu ScanSnap ix500 scannt beide Seiten auf einmal und erkennt, welche Vorlage nur einseitig ist. Der Dokumentenscanner schafft pro Minute rund 25 Vorlagen. Die Scans lassen sich als PDF oder JPEG (Bild) speichern. Über die OCR-Software, die zum Lieferumfang gehört, werden Vorlagen automatisch in Text oder Tabellen umgewandelt. Selbst bei hoher Scangeschwindigkeit lag die Trefferquote bei über 95%. Wird beim OCR-Scannen die Qualität des Scanners angehoben, liegt die Trefferquote bei >99 %. Hierbei braucht der Scanner jedoch fast 3x so lange. Das heißt, pro Minute werden „nur noch“ 10 DIN A4-Seiten durch den Duplexscanner erfasst.

Praktisch ist auch das Einscannen von Visitenkarten. Hier werden Name, Adresse, Telefon und Faxnummer automatisch erkannt und in die passenden Felder der Datenbank übernommen. Hierbei werden beide Seiten der Visitenkarte übernommen. Probleme gab es nur bei Firmenlogos, die die OCR-Software manchmal in Zahlen / Buchstaben umwandelt. Die übernommenen Daten der Visitenkarten lassen sich nachbearbeiten und in einer Datenbank exportieren.

Der Fujitsu ScanSnap ix500 ist für alle, die viele Dokumente, Bilder oder Visitenkarten archivieren wollen eine lohnenswerte Anschaffung. Den Anschaffungspreis von rund 440 €* hat man, dank des schnellen Duplexscanners sehr schnell wieder erwirtschaftet, denn Zeit ist ja bekanntlich teuer.

*Stand 22.06.2017

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